Assistente Administrativo

Sobre a vaga

Área e especialização profissional: Administração - Administração Geral Senioridade: Assistente Lugar de trabalho: São Paulo, SP Regime de contratação de tipo Efetivo – CLT Jornada Período Integral Sobre a posição: Buscamos uma pessoa para apoiar a estruturação física e operacional de uma nova unidade educacional, desde sua construção até a consolidação da operação. A posição atua sob orientação da liderança de facilities, com foco em controles, rotinas e atendimento. É uma oportunidade para quem quer aprender na prática como uma operação é construída do zero. Escopo de atuação: 1ª Fase: Implantação (obra). Apoiar o controle de acesso e o registro de entrada e saída de pessoas no prédio, conforme as regras definidas pela liderança Receber e conferir materiais (obra, mobiliário, audiovisual, equipamentos), comparando nota fiscal e pedido e registrando divergências Registrar o andamento da obra e informar à liderança atrasos ou situações de risco Solicitar orçamentos de serviços terceirizados e organizar as propostas para decisão da liderança Organizar a agenda de visitas técnicas, entregas e fornecedores. 2ª Fase: Operação. Apoiar as vistorias prediais de rotina, abrir chamados de manutenção e acompanhar sua conclusão Acompanhar a rotina das equipes terceirizadas (escalas, presença, checklists) e reportar não conformidades Alimentar os indicadores de operação (ocorrências, chamados, etc.) Apoiar ações de segurança, como simulados de evacuação e organização da brigada de incêndio. Requisitos e competências técnicas: Ensino superior completo ou cursando em uma das seguintes áreas: Administração, Engenharia de Produção, Engenharia Civil, Gestão de Facilities, ou cursos afins; Excel ou Google Sheets em nível básico a intermediário (filtros, fórmulas simples, organização de planilhas); Familiaridade com Google Workspace ou pacote Office; Noções de uso de IA através de LLMs como ChatGPT, Gemini ou Claude. Desejáveis: Vivência anterior em rotinas administrativas e operacionais; Noções de segurança do trabalho e normas. Competências comportamentais: Organização e atenção a detalhes Comunicação clara e cordial com públicos variados Proatividade para reportar problemas e riscos rapidamente Disposição para atuação presencial com horários flexíveis para acompanhar de perto a a entrega de materiais e de serviços terceirizados; Vontade de aprender e de contribuir com a melhoria dos processos. Informações adicionais: Disponibilidade para atuar em formato 100% presencial na região do Paraíso, Zona Sul de SP. Horário de trabalho: De segunda à sexta-feira das 08:00 às 17:00, e aos sábados 4h por dia. Benefícios: Ambiente criativo, descontraído e inovador, onde você poderá se destacar ao lado de profissionais referências no mercado; Vale Refeição/ Alimentação, benefício flexível através do cartão Flash; Plano de saúde para cuidar da sua saúde e bem-estar; Plano odontológico para garantir um sorriso saudável; Seguro de vida para ter tranquilidade e segurança; Acesso ao Wellhub ou Totalpass, para que você possa cuidar da sua saúde e bem-estar físico; Convênio com o Sesc, oferecendo uma ampla variedade de atividades culturais e de lazer; Acesso completo às plataformas da instituição, para você expandir seus conhecimentos e se desenvolver profissionalmente; Parcerias educacionais, com descontos em cursos de graduação e pós-graduação; Day off no dia do seu aniversário, para que você possa aproveitar esse dia especial.

Habilidades

O que você vai fazer

• Apoiar controle de acesso e registro de pessoas.
• Receber e conferir materiais, registrando divergências.
• Registrar andamento da obra e informar à liderança.
• Solicitar orçamentos de serviços terceirizados.
• Organizar agenda de visitas técnicas e fornecedores.

O que você precisa ter

• Ensino superior completo ou cursando em Administração, Engenharia, Gestão de Facilities ou afins.
• Excel ou Google Sheets em nível básico a intermediário.
• Familiaridade com Google Workspace ou pacote Office.
• Noções de uso de IA (ChatGPT, Gemini, Claude).

Benefícios

Perguntas frequentes