Assistente Administrativo

Sobre a vaga

1. Missão do Cargo Executar e apoiar as atividades de faturamento e cadastro da operação de transporte, garantindo a correta emissão, conferência e organização dos documentos fiscais e operacionais, bem como a atualização e manutenção dos cadastros no sistema, contribuindo para a eficiência dos processos, cumprimento de prazos e redução de inconsistências. 2. Principais Responsabilidades Realizar o faturamento dos serviços de transporte conforme contratos, tabelas, negociações e regras estabelecidas. Emitir, conferir e organizar documentos fiscais relacionados às operações de transporte. Conferir informações de fretes, tarifas, clientes, embarques, entregas e demais dados necessários ao faturamento. Realizar o cadastro e a atualização de clientes, fornecedores, embarcadores, destinatários e demais informações necessárias nos sistemas corporativos. Conferir documentos e informações cadastrais, identificando divergências ou informações incompletas. Efetuar correções e atualizações cadastrais conforme procedimentos internos e solicitações das áreas responsáveis. Apoiar a conferência de conhecimentos de transporte, notas fiscais e demais documentos vinculados às operações. Identificar inconsistências que possam gerar divergências no faturamento e direcioná-las para as áreas responsáveis. Acompanhar pendências de faturamento e atuar na regularização das informações necessárias para conclusão do processo. Apoiar o controle de contas e documentos faturados, garantindo organização e rastreabilidade das informações. Realizar consultas e lançamentos nos sistemas corporativos utilizados pela empresa. Manter arquivos físicos e digitais organizados, garantindo fácil localização dos documentos. Atender solicitações de clientes e áreas internas relacionadas a faturamento, cadastro e documentação. Apoiar o fechamento mensal do faturamento, garantindo que as informações sejam processadas dentro dos prazos estabelecidos. Elaborar controles e relatórios relacionados às atividades de faturamento e cadastro. Cumprir normas, políticas, procedimentos internos e requisitos de segurança da informação e LGPD. Executar outras atividades relacionadas à função, conforme orientação da liderança. 3. Requisitos Escolaridade Mínima: Ensino Médio Completo. Desejável: Ensino Superior cursando em Administração, Ciências Contábeis, Logística, Gestão Financeira ou áreas afins. Experiência Experiência anterior em faturamento, cadastro, rotinas administrativas ou áreas relacionadas. Desejável experiência no segmento de transporte, logística ou distribuição. Desejável conhecimento em processos de emissão e conferência de documentos fiscais. Conhecimentos Pacote Office, principalmente Excel. Rotinas administrativas e de faturamento. Noções de documentos fiscais e de transporte. Sistemas ERP e/ou sistemas de gestão de transporte. Organização e controle de documentos. Desejável conhecimento em CT-e, MDF-e e demais documentos relacionados ao transporte. 4. Indicadores de Desempenho – KPIs Cumprimento do prazo de faturamento. Índice de erros ou retrabalho no faturamento. Quantidade de pendências de faturamento. Tempo médio para regularização de inconsistências. Percentual de cadastros atualizados corretamente. Índice de divergências cadastrais. Produtividade no processamento de documentos. Atendimento aos prazos de fechamento mensal. 5. Interfaces do Cargo Internas: Faturamento, Financeiro, Comercial, Operação, Logística, Cadastro, Controladoria, Fiscal, Tecnologia da Informação e demais áreas relacionadas. Externas: Clientes, fornecedores, embarcadores, parceiros e prestadores de serviços, quando necessário.

Habilidades

O que você vai fazer

• Executar e apoiar atividades de faturamento e cadastro.
• Realizar faturamento de serviços de transporte conforme regras.
• Emitir, conferir e organizar documentos fiscais e operacionais.
• Realizar cadastro e atualização de clientes e fornecedores.
• Apoiar conferência de documentos vinculados às operações.

O que você precisa ter

• Ensino Médio Completo.
• Experiência anterior em faturamento ou rotinas administrativas.

Perguntas frequentes