Assistente Administrativo

Sobre a vaga

Buscamos um profissional para atuar como Assistente administrativo, dando apoio as áreas de Recursos Humanos e Financeiro. Atividades: Triagem e gestão da caixa de e-mails Conferência e liberação das faturas SulAmérica (saúde e odonto) Extração, conferência e liberação da fatura e boleto do seguro de vida Inclusão de sócios e dependentes no plano médico Extração, conferência e liberação de fatura, boleto e nota fiscal Emissão de vouchers de aniversário Extração e envio do boleto de internet fibra Cotação, compra e organização de passagens aéreas e hospedagens Extração, conciliação por centro de custo e liberação da fatura dos Correios Inclusão de colaborador no seguro de vida (SulAmérica) e gestão da DPSA Verificação e agendamento de exames médicos periódicos (Salú) Gestão de pequenos reparos e manutenção do escritório (Facilities) Pesquisa e negociação de carta acordo com hotéis para hospedagem corporativa Suporte de TI / Concessão de acesso de administrador remoto para instalação de softwares Distribuição de holerites e comprovantes de pagamento (Feedz) Levantamento e previsão orçamentária do abono da Convenção Coletiva (CCT) Elaboração e gestão de distrato contratual (PJ) Gestão de cancelamento e informativo de extensão de benefícios de saúde/odonto no desligamento Emissão e gestão da assinatura do termo de aviso prévio / desligamento Fechamento e envio de dados para a folha de pagamento e adiantamento (Contabilidade) Atualização e entrega anual do DOCEC Conferência e rateio da fatura de locação de equipamentos (Voke) Pedido e recarga mensal de benefícios (Caju) Admissão: Alinhamento de data de início e disparo da admissão digital Admissão: Coleta de dados, validação do formulário e envio à contabilidade Admissão: Envio de dados do novo colaborador ao Financeiro Admissão: Cadastro no Caju, solicitação de cartão, orientação ao colaborador e pedido de benefícios proporcionais Admissão: Solicitação e encaminhamento do ASO admissional (Salú) Admissão: Preparação técnica, registro de controle patrimonial, montagem do kit de onboarding e postagem (Correios) Admissão: Envio do código de rastreamento e cartilha de bom uso dos equipamentos Admissão: Geração e envio do Termo de Guarda e Uso de Equipamentos (ClickSign) Admissão: Envio do contrato e documentos admissionais para assinatura e arquivamento Admissão: Emissão e envio do contrato interno para assinatura Admissão: Consolidação do cadastro na Planilha Geral de Colaboradores Admissão: Envio de e-mail de orientação de acessos, segurança (2FA) e agenda do primeiro dia Admissão: Liberação de acessos no 1º dia (Google Admin, 2FA/códigos, Slack, WhatsApp, Medipreço, UniWeb e Feedz) Admissão (Estágio): Validação de convênio/parceria entre a integradora (Estágio Total) e a instituição de ensino Admissão (Estágio): Alinhamento do plano de atividades com o líder e preenchimento dos cadastros (Estágio Total e Contabilidade) Gestão de Benefícios: Fechamento e envio mensal da movimentação do Seguro de Vida (SulAmérica) Fechamento de Folha: Conferência quinzenal da folha de pagamento e adiantamento salarial Gestão de Escritório: Compra, abastecimento e organização de alimentos, itens de higiene e insumos gerais Gestão de TI/Financeiro: Conferência e validação da fatura mensal de locação de equipamentos (Arklok) Facilities/Manutenção: Compra e troca de lâmpadas do escritório Facilities/Manutenção: Coordenação de manutenção de iluminação especial (spots/LED) e gestão de pagamento ao prestador Desligamento CLT: Início do fluxo, envio do termo de aviso prévio e agendamento do exame demissional Desligamento CLT: Revogação e bloqueio integral de acessos aos sistemas corporativos Desligamento CLT: Gerenciamento de logística reversa e orientações para devolução de equipamentos Desligamento CLT: Conferência técnica de equipamentos devolvidos e gestão de avarias Desligamento CLT: Validação e envio de documentos rescisórios Admissão PJ: Coleta de dados via Feedz, elaboração de contrato padrão e coleta

Habilidades

O que você vai fazer

• Triagem e gestão de e-mails.
• Conferência e liberação de faturas e boletos.
• Inclusão de sócios e dependentes em planos.
• Emissão de vouchers e organização de passagens.
• Gestão de reparos e manutenção do escritório.

Perguntas frequentes