Assistente Administrativo e Financeiro

Sobre a vaga

Descrição: Executar e acompanhar os processos administrativos e financeiros da empresa, assegurando a correta classificação de despesas, a confiabilidade dos lançamentos e o cumprimento dos prazos. Atuar também em compras, relacionamento com fornecedores e apoio às rotinas de departamento pessoal em conexão com o escritório contábil. Espera-se autonomia para organizar as demandas, identificar inconsistências e apresentar soluções, respeitando os procedimentos e os limites de aprovação definidos pela empresa. ROTINAS ADMINISTRATIVAS E FINANCEIRAS: Realizar e conferir lançamentos em sistema, identificando corretamente empresa, operação, categoria da despesa e centro de custo. Conferir notas fiscais, boletos, recibos, dados bancários, vencimentos e documentos de suporte. Organizar contas a pagar e preparar a programação de pagamentos para aprovação dos responsáveis. Acompanhar vencimentos, aprovações e comprovantes, identificando possíveis atrasos, duplicidades e divergências. Manter controles de despesas e compromissos financeiros atualizados. Consolidar documentos e informações para o Departamento Financeiro e a contabilidade. Identificar falhas nos controles e propor melhorias nos procedimentos administrativos. ORÇAMENTOS, COMPRAS E FORNECEDORES: Solicitar cotações e elaborar mapas comparativos, considerando preço, qualidade, prazo, frete e condições de pagamento. Negociar condições comerciais dentro dos parâmetros autorizados. Apoiar a elaboração de orçamentos e acompanhar despesas previstas versus realizadas, sinalizando desvios. Encaminhar propostas para aprovação e acompanhar pedidos, entregas e documentação fiscal. Tratar pendências e divergências com fornecedores. Manter cadastros, contratos e documentos de fornecedores organizados e atualizados. APOIO A DEPARTAMENTO PESSOAL E INTERFACE COM A CONTABILIDADE: Reunir e conferir documentos para admissões, desligamentos e atualizações cadastrais. Consolidar informações de frequência, férias, benefícios e remuneração variável para envio ao escritório contábil, quando aplicável. Acompanhar o calendário de envio e recebimento de informações, garantindo o cumprimento dos prazos. Conferir os dados dos demonstrativos recebidos, sinalizando divergências para validação e correção pela contabilidade. Organizar documentos de pessoal e manter sigilo sobre informações individuais e financeiras. Controlar documentos, contratos e notas fiscais de prestadores PJ, mantendo essas rotinas separadas das relativas aos empregados. APOIO À DIRETORIA E AO DEPARTAMENTO FINANCEIRO: Elaborar planilhas, apresentações e resumos de despesas, pendências e demandas administrativas. Apresentar informações conferidas e comparativos que apoiem as decisões dos responsáveis. Acompanhar responsáveis, prazos e encaminhamentos definidos pela Diretoria e pelo Departamento Financeiro. Manter comunicação clara com fornecedores, contabilidade e equipes das operações. Requisitos: FORMAÇÃO / CURSOS: Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira ou áreas correlatas, acompanhado de experiência prática compatível com as responsabilidades do cargo. INFORMÁTICA: Excel intermediário; PowerPoint; facilidade para utilizar sistemas de gestão e ferramentas digitais. Excel intermediário: filtros, tabelas, SOMASE/SOMASES, PROCV ou PROCX e elaboração de controles e comparativos. PowerPoint: preparação e atualização de apresentações objetivas. Facilidade para utilizar sistemas de gestão e ferramentas digitais. Conhecimento de classificação de despesas, centros de custo e contas a pagar. Capacidade de analisar cotações e acompanhar orçamento versus realizado. Conhecimentos das rotinas documentais de departamento pessoal e do relacionamento com a contabilidade.

Habilidades

O que você vai fazer

• Executar e acompanhar processos administrativos e financeiros.
• Realizar e conferir lançamentos em sistema.
• Conferir notas fiscais, boletos e recibos.
• Organizar contas a pagar e preparar pagamentos.
• Solicitar cotações e negociar condições comerciais.

O que você precisa ter

• Ensino superior completo ou em andamento.
• Excel intermediário.
• Conhecimento de classificação de despesas.
• Conhecimento de rotinas de departamento pessoal.

Perguntas frequentes