Assistente Administrativo

Sobre a vaga

Responsabilidades e atribuições: Gestão de agenda: Organizar e gerenciar a agenda dos executivos, agendando reuniões, compromissos e eventos importantes. Certificar-se de que os executivos estejam cientes de sua programação diária e garantir que haja tempo adequado para cada atividade e evitar conflitos de horários. Suporte logístico: Organizar reuniões, conferências e eventos, realizando reservas de salas, monitorando a disponibilidade de equipamentos e fazendo todos os preparativos necessários para garantir o sucesso dessas atividades. Gestão das reuniões: Preparação prévia, reunindo todas as informações relevantes, com pauta da reunião, documentos de referências e action list. Responsável por realizar a abertura da reunião, revistando a pauta, fornecendo um resumo dos tópicos discutidos na reunião anterior e definindo expectativas para a reunião. Tomar notas precisas e detalhadas das discussões, decisões e ações acordadas, registrando as tarefas específicas que foram atribuídas a cada participante. Essas informações deveram ser inseridas posteriormente em ata, a qual deverá ser compartilhada com todos que estavam presentes na reunião. Acompanhamento da action list: Responsável por monitorar e acompanhar a action list, que é a lista das ações acordadas durante as reuniões. Verificar regularmente o progresso das tarefas, lembrar os responsáveis pelos prazos, e comunicar-se com a equipe para garantir que as ações sejam concluídas dentro do prazo estabelecido. Gerenciamento de correspondências: Triar e responder correspondências, e-mails e mensagens de maneira eficiente e profissional. É importante filtrar as informações recebidas e direcioná-las para a atenção necessária. Organização de viagens: Planejar e coordenar viagens dos executivos, incluindo reservas de voos, hospedagem, transporte e outros arranjos necessários. Assegurar que o executivo tenha todas as informações e documentos necessários para uma viagem tranquila. Preparação de documentos: Auxiliar na criação, edição e formatação de documentos, relatórios, apresentações e outros materiais de negócios. Garantir a precisão, coerência e profissionalismo desses documentos. Gerenciamento de informações confidenciais: Lidar com informações sensíveis e confidenciais com ética e discrição. - É fundamental garantir a segurança dessas informações e respeitar a privacidade dos executivos. Tomada de decisões: Ser capaz de tomar decisões em nome dos executivos quando necessário, com base em uma compreensão sól

Habilidades

O que você vai fazer

• Gestão de agenda e compromissos dos executivos
• Suporte logístico para reuniões, conferências e eventos
• Preparação e acompanhamento de reuniões e action lists
• Gerenciamento de correspondências e e-mails
• Organização de viagens e preparação de documentos

Perguntas frequentes