Assistente de Marketing - Eventos

Sobre a vaga

O profissional atua transformando o planejamento definido pelo Analista em entregas no prazo, dentro do orçamento e com qualidade, sempre contemplando todas as lojas e regionais da rede. Entre suas responsabilidades está montar o check-list operacional de cada evento a partir do briefing do Analista, acompanhando os prazos do cronograma e sinalizando com antecedência qualquer risco de atraso. Cabe a ele buscar fornecedores para cada necessidade do evento, como espaço, hospedagem, alimentação, transporte, equipamentos, materiais e brindes, levantando preços, opções, formas de pagamento e datas disponíveis. Com essas informações, monta os comparativos e os encaminha ao Analista para a tomada de decisão. Após a definição, conduz o contato operacional com os fornecedores, o que inclui confirmações, briefings de entrega e acompanhamento de prazos. Também mantém atualizada a base de fornecedores por tipo de serviço e por região, além de arquivar e organizar os contratos e documentos de cada evento. Na frente de comunicação, edita no Canva as artes de divulgação e os convites dos eventos. Durante a realização, participa presencialmente da operação, atuando na montagem, recepção, credenciamento, suporte a palestrantes e parceiros, resolução de imprevistos e desmontagem. No âmbito administrativo e financeiro, organiza notas fiscais e boletos e os encaminha ao Financeiro dentro dos prazos, além de manter atualizado o controle de custos de cada evento (previsto x realizado), que serve de base para a análise do Analista. Também é responsável por controlar o estoque de materiais de eventos, como banners, displays, brindes e kits. Ao final de cada evento, fecha as pendências com fornecedores e garante que os materiais sejam devolvidos ou armazenados corretamente. Montar o check-list operacional de cada evento a partir do briefing do Analista. Acompanhar os prazos do cronograma e sinalizar com antecedência qualquer risco de atraso. Buscar fornecedores para cada necessidade do evento: espaço, hospedagem, alimentação, transporte, equipamentos, materiais e brindes. Levantar preços, opções, formas de pagamento e datas disponíveis. Montar os comparativos e encaminhá-los ao Analista para a decisão. Fazer o contato operacional com os fornecedores: confirmações, briefings de entrega e acompanhamento de prazos. Manter atualizada a base de fornecedores por tipo de serviço e por região. Arquivar e manter organizados os contratos e documentos de cada evento. Editar no Canva as artes de divulgação e convite de eventos; Participar presencialmente da operação: montagem, recepção, credenciamento, suporte a palestrantes e parceiros, resolução de imprevistos e desmontagem. Organizar notas fiscais e boletos e encaminhá-los ao Financeiro dentro dos prazos. Manter atualizado o controle de custos de cada evento (previsto x realizado), que serve de base para a análise do Analista. Controlar o estoque de materiais de eventos (banners, displays, brindes, kits). Fechar pendências com fornecedores e devolver ou armazenar corretamente os materiais.

Habilidades

O que você vai fazer

• Montar check-list operacional e acompanhar prazos de eventos.
• Buscar e comparar fornecedores para necessidades de eventos.
• Editar artes de divulgação e convites no Canva.
• Participar presencialmente da operação de eventos.
• Controlar estoque de materiais de eventos e pendências com fornecedores.

Perguntas frequentes