Auxiliar Adm/Digitalização

Sobre a vaga

O serviço a ser prestado consiste na digitalização de documentos de diversas áreas do cliente. Principais atividades: • Controlar a logística de recebimento, armazenamento e devolução de itens para digitalização; • Controlar o armazenamento e local de compartilhamento dos documentos já em formato digital que precisam ser registrados na ferramenta de gestão de documentos; • Estabelecer acordo com as áreas de negócios acerca das datas e horários para entrega/retirada dos documentos físicos; • Garantir a organização do espaço de trabalho e o fluxo de entrada e saída de material de trabalho; • Preparar os documentos físicos para que possam ser digitalizados, retirando elementos externos, como clipes, grampos, cola e outros que impossibilitem a leitura no scanner de mesa; • Preparar também a sequência dos documentos que tenham ordem correta para processamento; • Executar a digitalização propriamente dita dos documentos, utilizando ferramentas adequadas para tal, mediante preparação prévia; • Realizar a indexação dos documentos com base nos campos chave pré-estabelecidos para cada tipo de documento; • Realizar a auditoria dos documentos para minimizar os eventuais erros no processo de indexação, visando garantir que as informações inseridas no sistema e disponíveis para consulta estejam corretas; • Contatar o suporte do fornecedor para resolução de incidentes na plataforma, registrando chamados, fazendo o acompanhamento e envolvendo, eventualmente, a equipe de infraestrutura do cliente para que os desvios sejam tratados e resolvidos. • Realizar consultas avançadas no sistema para buscar documentos que não são encontrados pelos usuários, entregando a informação necessária para atendimento das demandas dos clientes. • Configurar no sistema novas estruturas de documentos ou grupos de documentos quando surgem novas demandas das áreas de negócios, indicando os campos que compõem esses documentos e seus agrupamentos com outros documentos correlatos. • Gerenciar o acesso ao sistema de consulta de documentos digitalizados, recebendo as solicitações, avaliando os acessos solicitados e fazendo a liberação dentro do sistema, para garantir que cada usuário tenha acesso somente aos seus dados.

Habilidades

O que você vai fazer

• Controlar logística de recebimento, armazenamento e devolução de itens.
• Controlar armazenamento e compartilhamento de documentos digitais.
• Preparar documentos físicos para digitalização.
• Executar digitalização e indexação de documentos.
• Realizar auditoria de documentos e consultas no sistema.

Perguntas frequentes