Auxiliar Administrativo

Sobre a vaga

Buscamos um(a) assistente administrativo(a) para integrar nossa equipe e apoiar o dia a dia da imobiliária — atendimento a clientes e corretores, organização de documentos, suporte a contratos e locações, controle de agenda, e-mails e ligações, além das rotinas operacionais do setor. Se você é organizado(a), comunicativo(a) e gosta de rotina dinâmica, essa pode ser a sua oportunidade. Gestão de cadastros de imóveis: criar, atualizar e organizar fichas de imóveis (fotos, medidas, valores, características) nos sistemas da imobiliária. Atualização de dados: conferir e corrigir informações de proprietários, inquilinos e imóveis para manter a base sempre válida. Elaboração de relatórios: compilar dados de vendas, locações e captações para a diretoria ou coordenação. Organização de arquivos físicos e digitais: manter pastas e drives organizados, com padrão de nomenclatura e fácil localização. Controle de materiais de escritório: solicitar e gerenciar suprimentos, equipamentos e insumos do dia a dia. Apoio a rotinas internas: auxiliar corretores e gestores em tarefas operacionais, como emissão de documentos e protocolos. Triagem de leads: receber contatos de portais (como OLX, Zap, Viva Real) e redes sociais, qualificar o interesse e repassar ao corretor responsável. Atendimento presencial e telefônico: receber clientes na recepção, orientar sobre imóveis e agendar visitas. Respostas a mensagens: responder e-mails, WhatsApp e mensagens de portais com agilidade e tom profissional. Agendamento de visitas: confirmar datas, horários e endereços entre cliente, corretor e proprietário. Suporte ao corretor: preparar materiais, pesquisar imóveis, montar comparativos e auxiliar no follow-up de negociações. Pesquisa de satisfação: fazer contato pós-atendimento ou pós-visita para coletar feedback e manter o relacionamento Digitalização e arquivamento: escanear contratos, comprovantes e documentos pessoais, organizando tudo em pastas padronizadas. Conferência de documentação: verificar se os documentos de compradores, vendedores e inquilinos estão completos e dentro da validade. Protocolo de documentos: organizar envios, retiradas e recebimentos de papéis entre a imobiliária, clientes e cartórios. Controle de prazos: acompanhar datas de validade de documentos, renovação de contratos e vencimentos importantes. Elaboração de checklists: criar listas de verificação de documentos para cada tipo de operação (venda, locação, captação). Preparação de contratos: minutar contratos de locação e propostas de venda a partir de modelos, conforme as informações da negociação. Renovação e rescisão: acompanhar vencimentos, preparar aditivos, termos de renovação e rescisões contratuais. Controle de recebimentos: acompanhar o pagamento de aluguéis, taxas e encargos, sinalizando atrasos ao setor responsável. Emissão de boletos e carnês: gerar e enviar boletos de aluguel, condomínio e demais cobranças. Vistoria de entrada e saída: organizar a documentação de vistorias, laudos e fotos, e arquivar os registros no processo do imóvel. Gestão de inadimplência: manter planilha de controle de atrasos e acionar a cobrança ou a assessoria jurídica quando necessário. Controle de carteira de imóveis: manter atualizado o status de cada imóvel (disponível, reservado, alugado, vendido). Acompanhamento de negociações: registrar o andamento de propostas, visitas e tratativas de cada cliente. Rotinas com cartórios e órgãos públicos: cuidar de protocolos, certidões e regularizações relacionadas às operações. Gestão de comissões: apurar e organizar o cálculo de comissões dos corretores para conferência do financeiro. Apoio à equipe comercial: organizar reuniões, metas e resultados para manter o time alinhado.

Habilidades

O que você vai fazer

• Atendimento a clientes e corretores.
• Organização de documentos e suporte a contratos.
• Criação e atualização de cadastros de imóveis.
• Elaboração de relatórios de vendas e locações.
• Triagem de leads de portais e redes sociais.

Perguntas frequentes