Auxiliar Administrativo Secretária - Temporário

Sobre a vaga

Prestar assessoria administrativa ao executivo da área em que está lotada, despachando documentos, atendendo solicitações, agendando compromissos, efetuando ligações, atendendo pessoas, marcando e convocando pessoas para reuniões, emitindo e recebendo correspondências e executando outras atividades administrativas de acordo com as diretrizes e procedimentos estabelecidos. Prestar atendimento ao executivo da área em que está lotada, despachando documentos e atendendo as solicitações do mesmo, agendando compromissos, efetuando ligações, atendendo pessoas, marcando e convocando pessoas para reuniões, bem como emitindo e recebendo correspondências; Receber e dar andamento aos processos e documentos próprios da Gerência Executiva em que está lotada de acordo com as diretrizes e orientações recebidas; Analisar as correspondências encaminhadas a área, verificando o assunto, efetuando triagem, selecionado as de interesse do executivos da área de atuação e encaminhando as demais às áreas envolvidas ou tomando as medidas necessárias; Elaborar correspondências internas e externas, redigindo textos, preparando minutas e submetendo à apreciação do superior, bem como providenciar a assinatura e expedição delas; Controlar agenda de compromissos, registrando datas e horários de reuniões, entrevistas, visitas e outros compromissos; Recepcionar pessoas, inteirando-se dos assuntos a serem tratados, verificando disponibilidade de atendimento, autorizando a entrada e dando os devidos encaminhamentos de acordo com as normas estabelecidas; Receber e/ou efetuar ligações telefônicas, anotando os recados ou transferindo as ligações para as pessoas solicitadas; Receber, conferir e protocolar documentos encaminhados a empresa e efetuar a entrega aos destinatários de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos; Executar as atividades de despachos de correspondências da empresa via correio e/ou empresa contratada de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos; Atender e/ou efetuar ligações telefônicas, prestando e obtendo informações, bem como efetuar a triagem das ligações dirigidas à Alta administração e verificar a possibilidade de atendimento; Manter controle de assuntos pendentes e demais atividades de interesse da área, efetuando contatos e obtendo informações sobre o andamento, resultados e providências tomadas, para manter atualizadas as informações junto aos seus superiores; Executar atividades de suporte às reuniões da área, convocando reuniões, verificando salas, equipamentos e documentos necessários e tomando outras providências que se fizerem necessárias; Elaborar relatórios, mapas, quadros demonstrativos, planilhas e demais atividades de natureza administrativa da área de acordo com as rotinas e procedimentos estabelecidos; Levantar e compilar dados e informações relativas ao desenvolvimento dos trabalhos afetos à área de acordo com as orientações recebidas; Organizar e manter atualizado o arquivo de correspondências e documentos da área de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos; Colaborar, sempre que necessário, na execução das atividades técnicas da área em que está lotada de acordo com as orientações recebidas; Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do superior imediato.

Habilidades

O que você vai fazer

• Prestar assessoria administrativa ao executivo.
• Agendar compromissos e marcar reuniões.
• Elaborar correspondências internas e externas.
• Controlar agenda de compromissos.
• Organizar e manter atualizado arquivo de documentos.

Perguntas frequentes