Secretária Executiva

Sobre a vaga

Descrição: Como você sente ao experimentar algo de qualidade? Aqui, na Família do Sítio, proporcionamos aos nossos clientes o cuidado e a qualidade que só o Sítio oferece. Essa é a nossa missão! Os nossos valores são: Honestidade, Transparência, Respeito, União e Qualidade. Se você se identifica com a nossa missão e possui vivência na área acima, esta vaga pode ser para você. Suas atividades serão: Administrar agenda pessoal e profissional da Diretoria/Presidência, marcando e cancelando os compromissos, conforme orientação, visando o atendimento de reuniões, consultas, viagens e demais incumbências; Realizar cotações com agências de viagens, assim como dar providência de compra de passagens, voucher de hotel, salas de reuniões etc., visando o atendimento das necessidades profissionais e pessoais da Diretoria/Presidência; Redigir relatórios e documentos em geral, conforme solicitação, visando ter as assinaturas, despachos e arquivo preservados; Fazer e atender ligações e mensagens em plataformas digitais, triando o tipo de assunto, localizando e transferindo o contato, visando o encaminhamento ao superior imediato; Receber, triar, encaminhar, arquivar e expedir correspondências da Diretoria via Correios e/ou Sedex, visando o controle e registros necessários; Recepciona e encaminha visitantes à Diretoria/Presidência, acompanhando até a sala, oferecendo água e/ou café, quando necessário; Encaminha e-mails destinados á Diretoria/Presidência ou responde-os, conforme orientação do superior; Assegurar a confidencialidade de informações estratégicas da empresa; Controlar prazos e apoiar a execução de demandas administrativas da diretoria; Elaborar apresentações e auxiliar na preparação de materiais executivos; Responsável pela abertura de pedidos e pagamentos via SAP de Notas fiscais da Alta Gestão; Responsável pelos contratos de RPA dos prestadores de serviços ligados diretamente a alta gestão; Acompanha a organização e limpeza das salas da Diretoria/Presidência, providenciando o serviço adequado, quando necessário, visando o atendimento do gestor imediato, assim como o suprimento de água/café; Executar serviços administrativos de apoio, como: cópias, cartórios, bancos, digitalização de documentos, cotações, pagamento de contas de natureza corporativa e/ou pessoal da Diretoria/Presidência, auxílio na realização de eventos, requisição de serviços de manutenção para o departamento, distribuição de brindes, relatórios demonstrativos, com o objetivo de colaborar como a equipe e departamentos parceiros; Executar o fechamento da folha de pagamento dos serviços e/ou funcionários particulares, conforme solicitado pela Diretoria/Presidência; Preparar, quando solicitado, convite para reunião, pautas, atas, materiais diversos, sala e demais recursos, visando dar a assistência necessária para a Diretoria/Presidência; Executa outras tarefas relacionadas com o cargo, a critério do superior Requisitos: Formação superior Completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas afins; Domínico pacote office 365; ferramenta de gestão corporativa; Conhecimento no sistema SAP será um diferencial. Todas as nossas vagas são elegíveis para pessoas com deficiência.

Habilidades

O que você vai fazer

• Administrar agenda da Diretoria/Presidência.
• Realizar cotações e providenciar viagens e hospedagem.
• Redigir relatórios e documentos.
• Atender e realizar ligações e mensagens.
• Recepcionar e encaminhar visitantes.

O que você precisa ter

• Formação superior completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas afins.
• Domínio do pacote Office 365.
• Conhecimento em ferramenta de gestão corporativa.

Perguntas frequentes